Polityka prywatności FotoDoKarty

Data wejścia w życie: 2026-05-22

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu fotodokarty.pl jest Rodion Baronov, adres: Aleja Solidarności 68/121, 00-240 Warszawa, NIP: 7011263818, REGON: 541925970, e-mail: kontakt@fotodokarty.pl (dalej „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: kontakt@fotodokarty.pl.

§ 2. Zakres danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe — identyfikator użytkownika Telegram (user_id), imię/nick (jeśli udostępniony przez Telegram), preferowany język, adres e-mail;
• dane transakcyjne i zamówieniowe — numer zamówienia, kwota, status płatności, metoda płatności, referencja transakcji;
• pliki przesłane przez użytkownika — selfie dostarczone do przetworzenia;
• gotowe pliki cyfrowe — wyniki Usługi (pliki JPG, arkusz do druku);
• dane techniczne i logowe — adres IP, user agent, znaczniki czasu, identyfikator sesji;
• dane komunikacyjne — treść korespondencji, historia kontaktu.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna
Świadczenie Usługi (przetworzenie zdjęcia, dostarczenie wyniku)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Realizacja płatności i obsługa zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Wypełnienie obowiązków podatkowych i księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
Obrona przed roszczeniami i bezpieczeństwo serwisu	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes
Odpowiedź na zapytania niezwiązane z umową	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes
Marketing bezpośredni (jeśli dotyczy)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (odrębna, opcjonalna)

§ 4. Przetwarzanie zdjęć

1. Selfie przesłane przez użytkownika jest danymi osobowymi.
2. Serwis przetwarza zdjęcie wyłącznie w celu technicznego przygotowania pliku do dokumentów: kadrowanie, wyrównanie tła, weryfikacja pozycji twarzy i parametrów biometrycznych MOS/ICAO 9303. Serwis nie dokonuje identyfikacji tożsamości użytkownika ani nie buduje szablonów biometrycznych do rozpoznawania twarzy (face matching/identity verification).
3. Z uwagi na powyższy zakres przetwarzania, operacje na zdjęciach prowadzone są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy), a nie art. 9 RODO.

§ 5. Okresy przechowywania

Dane	Okres przechowywania
Selfie przesłane przez użytkownika i gotowe pliki wynikowe	24 godziny od dostarczenia wyniku, następnie automatyczne usunięcie
Identyfikator użytkownika Telegram i dane transakcyjne	Do czasu przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż wymagają przepisy podatkowe (5 lat od końca roku podatkowego)
Logi techniczne	12 miesięcy
Korespondencja	Do czasu zakończenia sprawy, nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń

§ 6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora:

• Telegram Messenger Inc. / Telegram FZ-LLC — platforma komunikacji i dostarczania plików;
• Replicate, Inc. (USA) — usługi sztucznej inteligencji (przetwarzanie obrazu, usuwanie tła). Transfer do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• Cloudflare, Inc. (USA) — hosting, CDN, firewall, bezpieczeństwo serwisu. Cloudflare może przetwarzać metadane również poza EOG; transfer odbywa się na podstawie SCC;
• PayPro S.A. / Przelewy24 — obsługa płatności, gdy aktywna. PayPro S.A. może działać jako odrębny administrator w zakresie regulowanej działalności płatniczej;
• dostawcy e-mail i wsparcia technicznego — w zakresie niezbędnym do realizacji usług.

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator dąży do ograniczenia transferów danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. W przypadku korzystania z usług Replicate, Inc. i Cloudflare, Inc. dane mogą być przetwarzane w USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC, decyzja Komisji Europejskiej z 4 czerwca 2021 r.).

§ 8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych (kontakt: kontakt@fotodokarty.pl);
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• wycofania zgody w dowolnym momencie — jeżeli przetwarzanie oparte jest na zgodzie (wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

W celu realizacji praw prosimy o kontakt: kontakt@fotodokarty.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania żądania.

§ 9. Podanie danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy (e-mail, selfie) — konieczne do złożenia i realizacji zamówienia. Brak wymaganych danych uniemożliwia zawarcie lub realizację umowy.

§ 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Serwis stosuje automatyczną techniczną weryfikację jakości selfie (pozycja twarzy, ostrość, oświetlenie). Wynik tej weryfikacji ma charakter pomocniczy i techniczny — nie wywołuje skutków prawnych poza Serwisem. Użytkownik może zwrócić się do Administratora o weryfikację ręczną.

§ 11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu do systemów produkcyjnych oraz automatyczne usuwanie zdjęć po upływie okresu przechowywania.

§ 12. Pliki cookies

Strona fotodokarty.pl używa wyłącznie plików cookies ściśle niezbędnych do działania serwisu (bezpieczeństwo, sesja Cloudflare). Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych. Szczegóły: Polityka cookies.